Разработка системы информационного обеспечения процесса планирования

Директивы (жирная красная стрелка) являются результатом принятия решений руководством на основе изучения регулярной или единовременной информации, поступающей из подразделений и опосредуемой информационным обеспечением.

Функция координации включает следующие процедуры:

· регистрацию директив;

· разделение их на задачи и работы, которые должны быть поручены исполнителям (подразделениям);

· планирование сроков и результатов исполнения;

· доведение планов до исполнителей;

· поиск и доставка необходимой для выполнения работ информации;

· контроль исполнения и предоставления отчетов о результатах выполнения директив.

Система информационного обеспечения неразрывно связана с функцией координации и включает следующие основные направления:

· экспертизу информационных носителей;

· регистрацию;

· маршрутизацию;

· комплектование;

· доставку;

· архивирование.

Отдел информационного обеспечения.

На рис. 5 представлена функциональная схема работы отдела информационного обеспечения. Процесс начинается с момента поступления информационного носителя или устного сообщения. Если сообщение стандартное (это выясняется в процессе идентификации документа), оно сразу поступает на регистрацию. При этом устная информация проходит процедуру документирования8. Затем осуществляются:

· регистрация в базе данных (внесение записей и кодов, характеризующих документ и информацию);

· маршрутизация (установление этапов и ответственных за порядок работы с документом согласно действующим стандартам);

· координация порядка работы в соответствии с планом отдела оперативного управления и текущей ситуацией;

· контроль движения документов;

· составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом.

Нестандартный документ передается профильному эксперту-аналитику, который производит с ним следующие процедуры:

· отделяет содержательную часть от информационного шума;

· осуществляет семантический анализ и присваивает документу смысловые коды;

· определяет потенциальных пользователей;

· составляет примерный план работы, т. е. программу использования информации, содержащейся в документе; согласовывает план с лицами, принимающими решения;

· передает кодированный документ для регистрации и дальнейшего использования.

Кроме того, эксперт осуществляет интеллектуальный поиск данных в базе знаний компании и во внешних источниках информации, а также готовит отчеты по запросам пользователей, в том числе составляет предметные и систематические каталоги для поиска информации в базе знаний компании.

После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается для документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к адресату согласно плану маршрутизации и исполнения. Копирование, размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние. По окончании работы документы передаются в архив для хранения или уничтожения.