Информационное обеспечение является одним из ключевых факторов эффективности процесса планирования

Объектом управления в делопроизводстве являются официальные документы. В литературе предлагается большое количество классификаций документов. Так, в системе документационного обеспечения планирования существуют следующие классы документов:

управленческие;

научные;

технические;

технологические;

производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Они обеспечивают управляемость объектов внутри организации и являются основным предметом делопроизводства.

В состав управленческой документации входят следующие виды документов:

организационно-распорядительные;

информационно-справочные;

по личному составу;

плановые;

отчетные.

Как известно, документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. Термин документационное обеспечение управления (ДОУ) возник в связи с внедрением компьютерных технологий в сферу работы с документами.

Поскольку в системе делопроизводства объектом управления является документ, всевозможные этапы его обработки одновременно описывают задачи делопроизводства. При этом, если рассматривать документ вообще, вне какой-либо классификации то соответствующие задачи формируют его жизненный цикл: составление проекта документа, согласование проекта документа, регистрация документа, рассмотрение руководителем, контроль исполнения документа, формирование номенклатур дел, текущее хранение и использование, передача на архивное хранение.

Любая задача делопроизводства, в конечном итоге, выполняется для обеспечения:

качественного представления информации в документе;

своевременного исполнения документа.

На основании этого разделения в системе делопроизводства выделяют две подсистемы - документирования и организации работы с документами.

Восприятие информации, содержащейся в документе, зависит от качества ее изложения, которое достигается исполнением правил подсистемы документирования, включающей требования к стилю изложения, подготовке проекта документа, его оформлению, согласованию.

Одной из задач подсистемы документирования является оптимизация состава и формы документов, например, для стандартизации технологии решения и формы представления информации в повторяющихся управленческих задачах. Унификация состава и форм документов снижает затраты на их обработку.

Подсистема организации работы с документами должна обеспечивать своевременность исполнения документов, когда документ, требующий исполнения незамедлительно передается сотруднику, а сотрудник заинтересован в его исполнении в срок.

Необычайно актуальной является проблема увеличения количества документов, особенно электронных.

Среди объективных причин роста количества документов, связанных с естественным развитием и изменением состояния организаций, следует отметить следующие:

создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей и т.д.;

внедрение компьютерной техники, облегчающей возможность тиражирования;

свойство документации при использовании возрастать, а не сокращаться, как это характерно для материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них - несвоевременное или некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению дополнительных документов: напоминаний, претензий и т.д.

Согласно правилам делопроизводства движение большинства управленческих документов начинается только после их регистрации, позволяющей осуществлять поиск, учет и контроль исполнения документов. Следующее назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

При регистрации на документ заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК), в реквизиты которой вносятся данные: автор, вид, дата, индекс документа, заголовок или краткое содержание документа, резолюция, срок исполнения и др. Регистрация производится децентрализовано, но на основе единой системы и всеобщей доступности регистрационных данных с соблюдением положений конфиденциальности информации.